Actualité 2020 : vos références, de l'annuaire de la recherche à HAL

Entre janvier et juin 2020, le Service de Documentation, la DSIN et la Direction de la Recherche ont mené un projet de transfert des publications des chercheurs référencées dans l'annuaire Université Bordeaux Montaigne vers HAL. Ce projet a été présenté et validé en CDUR en février 2020. Il a consisté en l'extraction, puis en l'import dans HAL d'environ 4000 références. L'onglet "Publications" a été renommé "Séminaires et colloques" et contient désormais uniquement les activités et travaux non publiés. L'onglet recherche a été modifié et intègre un lien vers HAL pour que les références continuent à être accessible depuis l'annuaire.

Vous vous posez des questions sur ce projet ? Vous y trouverez ci-dessous les réponses. Contactez-nous pour tout aide concernant HAL.

• Quelles travaux ont été transférés ?
• Faire apparaître dans l'annuaire mes publications dans HAL
• Visualiser la liste des mes publications référencées dans HAL
• Supprimer les doublons dans HAL
• Corriger une mauvaise affiliation

Quelles informations dois-je référencer dans l'annuaire Recherche et dans HAL ?

Le transfert des références a concerné uniquement les publications, soit les articles de revue, chapitres de livres, livres, directions de revues et d'ouvrages, traductions. Le référencement de ces travaux se fait désormais uniquement dans HAL.

En revanche, les travaux "non publiés" que sont les séminaires, colloques, conférences, productions artistiques peuvent toujours être référencés dans l'annuaire de la Recherche. Ils apparaissent sous l'onglet "Séminaires et colloques".

Comment faire apparaître dans l'annuaire mes publications référencées dans HAL ?

Depuis la "Fiche Recherche" de "Mon compte", cliquer sur l'onglet Recherche. Un nouveau champ "Identifiant HAL (IdHAL)" est désormais actif. Vous pouvez y inscrire votre IdHAL. Cet identifiant se transformera ensuite en lien vers la liste de vos publications dans HAL.

L'IdHAL doit être généré par vous depuis votre compte HAL. Pour savoir comment faire, se reporter au tutoriel correspondant.

Comment visualiser facilement la liste de mes publications présentes dans HAL ?

Il existe plusieurs façons de visualiser l'ensemble de vos références chargées dans HAL :

• à partir de la page d'accueil de HAL, une recherche "Prénom Nom" (n'oubliez pas les guillemets) fera remonter l'ensemble des références rattachées à ce nom. Attention : cette méthode fait aussi remonter les travaux d'homonymes. Pour l'éviter, il vous faut créer un IdHAL.
• si vous avez créé un IdHAL, tapez dans votre barre d'adresse l'adresse "https://cv.archives-ouvertes.fr/IdHAL" en remplaçant IdHAL par votre IdHAL
• l'outil MyHAL (en anglais) permet d'afficher de façon organisée et lisible la liste de vos publications, en indiquant bien vos noms, prénoms et/ou IdHAL, ainsi que les bornes chronologiques que vous voulez identifier (https://halur1.univ-rennes1.fr/MyHAL.php)

J'ai repéré des erreurs dans les notices qui ont été chargées depuis l'annuaire. Comment les corriger ?

Les références chargées depuis l'annuaire n'apparaissent pas automatiquement dans "Mes dépôts" sur votre compte HAL, et vous ne pouvez donc pas les modifier. C'est le SCD qui peut vous les "transférer" dans votre compte, et vous donner la possibilité de les modifier. Pour cela, deux méthodes possibles :

• sur une notice individuelle, en étant connecté à HAL avec votre compte, tout en bas de la page un bouton "demander la propriété" permet d'alerter le SCD qui vous transfère en échange la propriété du document, dans un délai de 48H
• s'il s'agit d'un ensemble de notices, vous pouvez aussi nous contacter en indiquant l'identifiant à 6 chiffres de votre compte HAL (visible dans "Mon Profil").

Il y a des références en doublons sur HAL ! Comment les corriger ?

Nous avons procédé avant et après le transfert à un dédoublonnage mais certaines références ont pu nous échapper.

Les doublons doivent être signalés au SCD qui se chargera du dédoublonnage. Merci d'indiquer dans votre mail les url ou les identifiants des deux notices fautives, ainsi que celle que vous souhaitez garder le cas échéant.

Comment avez-vous géré mes affiliations anciennes dans le cadre de ce chantier ? Pourquoi toutes mes publications ne sont pas affiliées à mon labo actuel ?

La norme dans HAL est d'indiquer son affiliation à la date de la publication, et non l'affiliation actuelle de l'auteur au moment du dépôt. L'affiliation est par ailleurs obligatoire. Pour respecter ces règles, nous avons essayé de tenir compte de l'historique de rattachement universitaire lorsque celui-ci pouvait être facilement reconstitué via des informations disponibles sur l'annuaire, sur des CV en ligne ou des sites web de laboratoire. En l'absence d'information, l'affiliation "Université Bordeaux Montaigne" a été portée par défaut. Si vous constatez une anomalie dans vos affiliations, merci de nous contacter pour corriger ces anomalies.